Il lavoro di squadra divide i compiti e moltiplica il successo, per farlo è fondamentale coordinare e condividere informazioni per ottimizzare le performance.

Esistono molti gestionali a pagamento sul web che dispongono di numerose funzionalità per rendere il lavoro di gruppo più efficace ed efficiente.

Dall’esperienza avuta con i tool online, I-Factory ha realizzato un’integrazione completamente customizzata al portale per assegnare, ricevere e organizzare attività, tutto alla portata dell’intero team.

 

Task è un portale che permette di gestire più clienti e/o progetti, mediante schede dove assegnare o elencare attività svolte o incomplete.

Grazie alla dashboard è possibile visualizzare l’elenco di lavori eseguiti o da completare, ciascuno con nome del progetto, titolo attività, assegnatario e destinatario, stato dell’opera e data di aggiunta.

Una gestione che permette di osservare costantemente l’avanzamento degli incarichi per essere sempre aggiornati sul da farsi.

 

Funzioni di Task

Oltre ad essere un ottimo strumento per visualizzare lo stato delle attività, è possibile caricare materiale allegato (per esempio presentazioni, immagini, pdf, documenti word, eccetera) sulle schede dei progetti completati o da finire, insieme a rapportini.

I rapportini sono documenti che il referente del progetto può richiedere al componente dello staff che dovrà svolgere l’attività, in cui potrà inserire informazioni dettagliate sul lavoro svolto. In fase di creazione del task, l’assegnatario potrà spuntare l’opzione “rapportino”, per far sapere al collega, che dovrà produrre il documento e allegarlo.

 

Partiamo dalla creazione dei task

Le aziende che seguono più clienti necessitano spesso di gestionali che organizzino e quantifichino le attività da svolgere.

Task nasce per assegnare, ricevere e gestire lavori per cliente o progetto.

Quando si vuole assegnare un’attività basta cliccare su Aggiungi Task e si aprirà la scheda di lavoro.

Successivamente selezionare Progetto, titolo, e descrizione delle attività da svolgere o assegnare.

È possibile aggiungere altre informazioni quali:

• Data inizio e fine attività
• Assegnare a, scegliendo il componente del team che dovrà svolgere l’attività
• Assegnatario, chi assegna il task
• Soggetti collegati, altri membri che dovranno monitorare o sono collegati all’attività
• Stato, ovvero situazione dell’attività (da completare, completata, da rivedere o in lavorazione)
• Priorità, assegna un grado di importanda (da bassa ad urgente)
• Ore e minuti, tempo di esecuzione dell’attività
• Allega file, per caricare materiale
• Rapportino, se il lavoro richiede una descrizione più approfondita delle attività svolte
• Commenti, qualora si volessero aggiungere informazioni aggiuntive al task

 

I task sono visibili sulla dashboard in ordine crescente di aggiunta, e chiunque può visualizzarli, modificarli o aggiornarli.

 

Come aggiungere i componenti del team

Task è stato pensato e realizzato per gestire lavori, per questo è necessario collegare un team di sviluppo al suo interno per assegnare attività ai singoli o più componenti.

Nella sezione dedicata a Tipologia Intervento è possibile aggiungere le aree di competenza (esempio: grafica, tecnico, amministrazione, sviluppo, digital) e i suoi componenti.